Do curso: Excel 2021: Formação Básica

Classificar dados

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Classificar dados

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Começamos o capítulo 10, abrindo o arquivo "Cap. 10 - Ferramentas para Gerenciamento de Dados". Nesta aula, eu vou falar para você sobre o recurso de Classificar, que consiste em ordenar os dados de uma planilha. Veja aqui essa lista de funcionários. Podemos perceber que evidentemente Lorena e Lucas estão fora da ordem, porque aqui temos letra A B, C e assim por diante. Nós poderíamos tentar usar uma das técnicas que já vimos neste curso, que consiste em selecionar os dados, pressionar a tecla SHIFT e posicionar na região adequada. Mas será que estes são os únicos casos? Em uma base de dados grande, nós não temos como prever e fica difícil verificar a olho nu todas as ocorrências. Então nós vamos usar um recurso que é mais poderoso. Primeiro, eu vou desfazer, para que os dados, que eu movi, fiquem de volta na posição original. Agora, sim, deixa eu te mostrar o Classificar. Para classificar, é muito simples: Aqui mesmo na página inicial, você encontra, aqui no final da tela, na direita, um botão chamado "Classificar e Filtrar". Pressionando ele, você tem aqui o botão Classificar de A a Z. Observe, primeiramente, que a coluna Nome Funcionário já tem o seu rótulo clicado. Então, quando eu pressionar "Classificar de A a Z", toda essa planilha vai ser ordenada, de acordo com estes dados. É importante quando você for fazer isto, garantir que não há nenhuma linha completamente em branco na sua base, porque o Excel, neste caso, iria considerar como duas bases separadas. Veja só. Vou apagar propositalmente esses dados, de modo a ter uma linha separada, e aqui em Nome Funcionário, eu vou "Classificar de Z a A". Veja que todos os nomes foram colocados em ordem reversa, porém nem saem da letra A, porque o restante da base não foi considerado. Vou desfazer. Vou desfazer mais uma vez. E agora sim, em ordem reversa, temos aqui a base completa. Uma maneira muito simples de fazer essa conferência, a respeito das linhas em branco, é usar o CTRL+↓, em uma coluna que você não teria, em tese, nenhuma ocorrência em branco. Com CTRL+↓, você vê o final da tabela e se houver, de fato, algum dado faltando, você vai perceber mais nomes aqui embaixo, que não é o caso. Você pode até mesmo pressionar o CTRL+↓ de novo, para ter a certeza de que você vai parar na última linha do Excel. Voltando, então, a nossa base de dados com o CTRL+↑ duas vezes ou CTRL+HOME, vamos explorar ainda mais o Classificar. Desta vez, por aqui, "Classificar e Filtrar", porém "Classificação Personalizada". Esta janela é interessante, porque, às vezes, nós queremos classificar por duas ou mais categorias. Eu vou eliminar o nome de funcionário e vou fazer uma coisa diferente agora. Eu vou classificar por departamento e dentro de cada departamento, eu quero juntar as pessoas de um mesmo regime com o outro e assim por diante. Então eu vou adicionar um "Nível" e vou escolher "Departamento" > Ordem de A a Z, que é a crescente. Agora, eu vou adicionar mais um "Nível" e vou escolher o "Regime". Observe o seguinte: os nomes dos campos vêm na ordem em que aparecem na sua base de dados. Isso facilita muito seu trabalho. Então o regime vai ficar aqui e isso me dá uma noção de hierarquia. Primeiro, o departamento e abaixo dele, o regime de trabalho. Vamos pressionar "OK"? Temos aqui, um caso com duas pessoas, sendo que o contábil, como tem mais exemplos, é mais fácil ainda de servir como exemplo para entender o que aconteceu. Primeiramente, todos que trabalham sob regime de contrato no departamento contábil > Depois, o pessoal de meio período no mesmo departamento > Enfim, pessoas que trabalham por hora e finalmente todo o pessoal de tempo integral. O mesmo comportamento vai se repetir nos outros departamentos e fica fácil manter uma base de dados bem organizada, se você trabalha desta maneira. Viu só? A classificação de dados permite que você trabalhe com uma ou mais colunas e você pode usar esse recurso por aqui, através da Classificação Personalizada. Este recurso, quando combinado com Filtros, vai te permitir trabalhar de uma maneira muito eficiente e Filtros é um assunto, exatamente, da próxima aula.

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