Do curso: Excel 2021: Formação Básica

Localizar e substituir dados

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Localizar e substituir dados

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Os recursos de localizar e substituir talvez estejam entre as ferramentas mais subestimadas do Excel, nós podemos fazer rapidamente alterações na planilha se soubermos utilizar corretamente. Veja só. Suponha que você tenha uma planilha de funcionários, você quer ter uma ideia de quantos funcionários existem no departamento de vendas, então se você não quiser usar o filtro, você pode pressionar o atalho correspondente ao localizar, que é o CTRL+L. Se você não lembrar o atalho de teclado, não tem problema, o comando fica disponível na página inicial dentro de uma lupa chamada localizar e selecionar, aparece até mesmo um descritivo, caso você espera um pouco com o mouse posicionado em cima. Clicando aqui, você encontra tanto o localizar como substituir, que de certa forma funciona como localizar também, sendo que ele é mais poderoso. Vamos por partes,dando exemplos de cada um deles. Voltamos ao exemplo do vendas, utilizamos então o localizar para saber todos os funcionários de vendas, aqui você tem a opção tanto de localizar a próxima ocorrência, que é o que eu vou fazer agora aqui, como também de localizar tudo. Enquanto localizar próximo vai varrendo item por item da sua coluna, ou até mesmo da planilha inteira, o localizar tudo, ele faz uma varredura de toda a planilha ou da seleção, caso você tenha começado com uma. Repare que esta janela permite aumentarmos o tamanho, e aqui temos uma noção de quantos existem e onde eles estão, para falar a verdade o Excel até diz quantos são no total, são exatamente 21 as células contendo vendas, partindo então para o substituir, nós temos dois caminhos. Podemos entrar, novamente, desde o início no comando substituir, lembrando que ele também tem um atalho direto, que é o CTRL+U, ou se você já estiver no localizar, você pode acessar o substituir, por aqui pela sua guia. Então, talvez, você queira pegar todo mundo de vendas e substituir por outro nome, como administração de vendas ou força de vendas, você pode substituir uma das ocorrências ou fazer algo mais rápido e drástico também, que é substituir tudo. Aqui o Excel informa que fez a substituição das 21 ocorrências que você havia visto, ok> fechar, e aqui você tem força de vendas, outro aqui, outro aqui, e 21 ocorrências no total. Agora eu vou dar outro exemplo: T.I, talvez você tenha uma necessidade de trocar pela forma extensa do nome, que é tecnologia da informação. Então você pode pegar aqui o comando "localizar e selecionar" e escrever T.I apertando em seguida localizar tudo. Temos aqui o Arthur Mazzaropi, mas vamos ver aqui o localizar próxima, o localizar e substituir pegou marketing, já que marketing contém dentro de si as letras T e I, se você fizer uma substituição aqui, você vai fazer algo que não é o correto, portanto preste atenção agora nas opções que nós temos. Num caso específico como esse, que acontece especialmente com palavras muito pequenas, é importante você marcar esta opção aqui, coincidir conteúdo da célula inteira. Então agora, se você pressionar "localizar tudo", você vai ver aqui na janela as ocorrências de TI. Agora é seguro fazer alteração, esse valor força de vendas aparece aí porque foi o último que nós utilizamos, mas nós vamos trocar para tecnologia da informação. Feito isso, basta pressionar o substituir tudo, 44 substituições de acordo com as 44 células que já haviam sido encontradas. Agora eu vou te mostrar uma outra coisa: esse é um recurso pouco conhecido, que eu vou te passar já nessa formação básica, talvez você precise localizar todas as células pintadas de amarelo, então você pressiona o CTRL+L, elimina o conteúdo desta caixa de localizar, e faz o seguinte: clique em formatar. Aqui no preenchimento, você escolhe o mesmo amarelo que foi usado na planilha e pressione ok> localizar tudo. Repare que, aparentemente, não está funcionando, mas aqui existe um processamento, e você pode ver uma animação aqui também na caixa de nome, agora você vê aqui todas as ocorrências da célula pintada de amarelo, o desempenho dessa busca é um tanto mais lento que a busca de conteúdo textual, porém temos aqui de uma maneira muito mais rápida do que uma busca manual todas as células pintadas de amarelo com o nome de cada colaborador, você pode clicar neles e você vai direto para as células, onde esses nomes estão gravados. Muito fácil não é mesmo? Agora para fechar essa aula vamos fazer uma substituição de cor, que é algo que pouca gente sabe ser possível. Se você consegue encontrar as células amarelas, é possível fazer uma substituição, eu não quero alterar o conteúdo, porque cada uma contém o nome de uma pessoa, mas eu quero alterar o formato, então vou colocar aqui um fundo preto e para que eu consiga ler esses nomes, eu vou alterar a cor da fonte para branco, ok. E agora eu vou pressionar "substituir tudo", veja só. Doze substituições, viu só? O comando localizar e o comando substituir guardam alguns segredos que pouca gente conhece, mas aqui na formação básica você já consegue utilizar e já pode tirar proveito dele no seu dia a dia de trabalho. Este foi o capítulo cinco, que trata especialmente de layout de dados da planilha e manipulações de linhas, colunas, localizar e substituir. Lembre-se de praticar no seu material de exercícios e eu espero você no capítulo seis que vai tratar de impressão.

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