Execução do processo de planejamento estratégico

Caso decida executar um processo de planejamento estratégico, há uma série de etapas bastante táticas a serem realizadas. Vamos ver como é um processo de planejamento estratégico normal. Primeiro, comunicamos a todos que estamos passando por um processo de planejamento estratégico e identificamos os recursos necessários para desenvolvê-lo. Identificamos os membros da equipe e fazemos um termo de abertura do projeto mencionando quem são os envolvidos, que áreas eles representam e o que vão fazer, firmando o compromisso de participar do processo com eles e seus gerentes. Em seguida, fazemos a primeira série de reuniões com todos juntos. Explicamos o processo de planejamento estratégico geral, mencionamos o que será entregue no processo e, então, começamos a trabalhar no conteúdo. Na primeira série de reuniões, o conteúdo será a análise SWOT, a missão, a visão, os princípios orientadores, os objetivos e os filtros estratégicos. Também devemos elaborar aquela primeira lista de iniciativas, com as ideias que todos levantaram para ser avaliadas. Depois dessa reunião, é hora das tarefas. Essa lista de iniciativas precisa ser repartida entre os membros da equipe. Todos devem ter tarefas claras especificando quais iniciativas vão avaliar. Eles farão seu trabalho, que é analisar cada iniciativa em relação aos filtros estratégicos. Depois que todos fizerem isso, reunimos a equipe novamente. Nessa reunião, analisamos as iniciativas uma a uma, e cada responsável justifica por que avaliou a iniciativa daquela maneira em relação aos filtros estratégicos. O resultado da segunda série de reuniões é uma lista inicial de prioridades, com a identificação das iniciativas de maior prioridade e atribuição dos responsáveis. E não termina aí. Os responsáveis devem fazer uma análise mais profunda de todas as iniciativas de alta prioridade. Depois de concluírem essa análise, que inclui a validação do mercado, a análise financeira e considerações sobre a execução, reunimos a equipe toda novamente. Agora é hora de planejar recursos. Analisamos a lista de prioridades, validamos as principais iniciativas que vamos explorar e, então, identificamos os recursos disponíveis e como vamos alocá-los às iniciativas que estão acima da linha. Depois disso, vem a execução contínua. Teremos os responsáveis pelas iniciativas, elas serão implementadas e monitoradas, e relataremos ao Comitê de Direção o andamento do plano estratégico geral. Em paralelo a isso, devemos iniciar o processo contínuo de definição das prioridades, para que, conforme surjam novas ideias, elas possam ser acrescentadas ao planejamento estratégico e possamos atualizar as iniciativas conforme necessário. Enquanto executamos esse processo de planejamento estratégico, temos o papel fundamental de promover a comunicação quando reunimos os colaboradores e depois os afastamos. Realizei esse processo recentemente com um cliente, seguindo os mesmos passos. Antes de nos reunir, comuniquei as expectativas: “O processo será dessa forma, estes são os membros da equipe que devem ser envolvidos e preciso que eles e seus gerentes firmem o compromisso de que vão dedicar tempo a isso.” Na primeira sessão em que nos reunimos, elaboramos a análise SWOT, a visão, a missão, os princípios orientadores e, ao sair da reunião, todos tinham um conjunto diferente de iniciativas atribuído. Essas tarefas foram direcionadas conforme suas áreas de especialização. Havia algumas iniciativas operacionais, que ficaram a cargo do diretor de operações. Outras iniciativas eram mais financeiras, e o chefe do setor financeiro assumiu a avaliação delas. Assim, as tarefas foram distribuídas com base na experiência dos participantes. Eles fizeram as tarefas antes da reunião seguinte, e eu organizei o material e montei uma apresentação para que pudéssemos examinar e discutir cada avaliação das iniciativas. Criamos uma lista de prioridades e, então, nos separamos de novo por várias semanas, enquanto o pessoal identificava as principais análises das iniciativas de alta prioridade. Reunimos todos novamente e fizemos o plano de execução, identificando de forma clara os recursos e os responsáveis por cada prioridade. Em termos de execução, esse processo está bem encaminhado. Eles concluíram muitas das iniciativas de alta prioridade e têm entendimento e foco para executar o processo em andamento.