Kommentare aus einer Liste abrufen

In meinen Excel-Schulungen zeige ich unter anderem Notizen und Kommentare. Ich erkläre, wie man Notizen und Kommentare einfügt über die rechte Maustaste oder über die Registerkarte Überprüfen und dort Notizen bzw. Kommentare. Ich erkläre, wie man sie findet, wie man sie bearbeitet, ich erkläre, wie man sie wieder löscht und ich zeige auch, dass man über Seitenlayout, über den Drucktitel , d.h. über "Seite einrichten", diese Notizen auf Blatt am Ende des Blattes sich sichtbar darstellen lassen kann. Einmal in einer Excel-Schulung fragte eine Teilnehmerin: "Sagen Sie mal, mein Chef möchte ganz gerne die Notizen in einer Liste haben. Wie exportiere ich denn diese Notizen?" Da habe ich kurz überlegen müssen und gedacht: "Eigentlich kann ich sie nicht exportieren, nein, das geht nicht." Aber mit einem Trick funktioniert es schon. Wenn ich über Seitenlayout über den Drucktitel die Notizen am Ende des Blattes darstelle, dann kann ich über Datei > Drucken, diese Notizen nicht nur auf einem Papier ausdrucken, hier von diesen 1.606 Fake-Seiten, 1.606, von der letzten Seite oder der vorletzten Seite, kann ich diese Notizen nicht nur auf dem letzten Papierblatt halten, sondern ich kann das Ganze in ein PDF drucken und dieses PDF in Word öffnen und dann habe ich Zugriff auf diese Notizen. So könnte man einen Workflow organisieren von den Excel-Notizen in eine exportierte Datei, sei es nun Word oder sei es Excel. Okay. Vor Kurzem hatte ich das Problem, dass ich aufgefordert wurde in ein langes Dokument, so wie Sie es hier sehen, 20.000 Zeilen, an bestimmten Stellen Kommentare, d.h. Notizen, einzufügen. Ich habe ganz brav über rechte Maustaste meine Kommentare eingetragen und am Ende kam die Bemerkung: "Eigentlich wollten wir die Notizen ja in einer eigenen Spalte haben." Hmm, ich vermute, die Dame, die das in Auftrag gegeben hat, hat sich sehr geärgert und ich befürchte, dass sie über rechte Maustaste, jede einzelne Notiz bearbeitet hat, den Text markiert hat, kopiert hat und dann in die entsprechenden Zellen eingefügt hat. Ich habe mich gefragt, wir haben doch ein wunderbares Werkzeug Power Query. Kann ich nicht mit "Daten abrufen und transformieren" auch auf die Notizen zugreifen? Kann ich diese nicht abrufen und eben in eine eigene Datei oder zumindest auf ein eigenes Blatt überführen? Die Antwort ist: Ja. Sie können mit Power Query auf alle möglichen Dateiquellen zugreifen, auf Excel-Mappen, auf Datenbanken, auf Azure, aufs Internet usw., das wissen Sie. In Excel kommen Sie auf alle möglichen Elemente, das heißt, auf Tabellenblätter, auf intelligente Tabellen auf Namen usw., aber leider fehlt mir in der Liste der Elemente eben Notizen und Kommentare. Mit einem kleinen Trick funktioniert das schon. Wenn ich diese Datei nun schließe, die brauche ich nicht speichern, dann habe ich die Möglichkeit, diese XLSX- oder auch XLSM-Datei umzubenennen mit der Endung ".zip". XLSX ist nichts anderes wie ein gezipptes Archiv und dieses Archiv kann ich nun, rechte Maustaste, entzippen, das heißt "Alle extrahieren", in einen Ordner, nennen wir ihn "Clients" so wie hier unsere Kunden, unsere Fake-Kunden, unsere Pseudokunden, "Extrahieren". Und in diesem Ordner, den Sie hier sehen und hier noch einmal sehen, dort habe ich einen Unterordner xl ah, und da befindet sich eine Datei comments1.xml, eine XML-Datei, in der sich sämtliche Kommentare befinden und jetzt ist, glaube ich, klar, was ich mache. Werfen wir einmal einen kurzen Blick in diese comments-Datei, die öffne ich mit einem Doppelklick, z.B. in einem Editor, oder ich könnte einen Browser nehmen oder, wenn Sie einen guten XML-Editor haben, natürlich damit. Und da sehen Sie es, da sind sämtliche Kommentare in XML-Knoten, in XML-Elementen oder Tags verborgen. Ja, und da drauf kann ich zugreifen, ich glaube mit dem Wissen ist es nicht mehr schwer, die Elemente auszulesen, das heißt, wenn ich jetzt nun Excel wieder öffne, kann ich in einer leeren Arbeitsmappe über Daten > Daten abrufen und transformieren, die Daten aus einer Datei, aus einer XML-Datei, abrufen und kann nun zugreifen auf diesen Ordner, auf diesen Ordner, und davon wieder auf den Unterordner xl und dort finde ich meine comments-Datei, die kann ich importieren, und die muss ich nun transformieren, d.h. öffnen, hier diese comments-Liste, diese Liste, die brauche ich, die wird transformiert. In der Table verbergen sich die Informationen, d.h. rechte Maustaste, die anderen Spalten werden entfernt, diese Table kann ich hier öffnen, die hat ein Kind-Element, einen Knoten, das kann ich dann auch wieder öffnen. Ah, und da habe ich es eigentlich schon und das könnte ich dann noch einmal öffnen, Sie sehen dann noch weitere Informationen, aber eigentlich wollte ich ja nur diese Informationen haben und auf diese Informationen zugreifen, d.h., diese Spalte hätte ich gerne, diese Spalte wird entfernt. Diese Spalte brauche ich, die könnte man jetzt noch trennen, je nach Inhalt, je nachdem, was ich damit machen möchte, die könnte ich auch mit den Zellen verknüpfen usw., darum geht es mir nicht, sondern mir geht es nur darum, wie kann ich auf die Kommentare zugreifen, die schließe und lade ich, direkt als Tabelle in dem vorhandenen Blatt. Auf der Zelle A1 geht es los und da sind meine Daten, da sind meine Kommentare aus dieser Datei. Das wäre eine Möglichkeit, wie Sie auf Kommentare zugreifen, diese Kommentare herausholen und diese Kommentare in eine Excel-Mappe schreiben, indem Sie die Datei entzippen und dann auf die comments-Datei bzw. wenn Sie mehrere Tabellenblätter haben, werden diese comments-Informationen in mehreren XML-Dokumenten gespeichert, müssten man da auf mehrere Dokumente losgehen und diese dann zurückschreiben nach Excel.