Estás sorteando obstáculos imprevistos del proyecto. ¿Cómo maneja las expectativas de los clientes de manera efectiva?

1 Evalúe el impacto

Cuando aparece un obstáculo, el primer paso es evaluar su impacto en el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto. Sumérgete en el problema, comprendiendo completamente sus implicaciones antes de ponerte en contacto con el cliente. Recuerde considerar todos los resultados posibles y preparar una variedad de soluciones. Esta preparación asegura que cuando discutas el tema con tu cliente, no solo estés presentando un problema, sino que también estés ofreciendo posibles caminos a seguir, demostrando control y previsión.

2 Comunícate temprano

Una regla de oro en la coordinación de proyectos es comunicar los problemas tan pronto como se identifiquen. Retrasar las malas noticias no las hace menos impactantes y puede erosionar la confianza. Cuando te acerques a tu cliente, ten claro lo que ha sucedido y por qué. Use términos sencillos para explicar los aspectos técnicos del obstáculo, asegurándose de que entiendan la situación completamente. Esta transparencia genera credibilidad y demuestra que respetas su derecho a estar informado.

3 Ofrecer soluciones

Después de informar a su cliente sobre el problema, presente inmediatamente las soluciones propuestas. Estos deben ser viables y realistas, teniendo en cuenta las limitaciones a las que pueda estar sometido el proyecto. Al ofrecer opciones, le das a tu cliente una sensación de control e implicación en el proceso de toma de decisiones. Este enfoque colaborativo puede fortalecer su relación y conducir a una resolución más satisfactoria para todas las partes involucradas.

4 Ajustar líneas de tiempo

En muchos casos, los obstáculos imprevistos requerirán cambios en el cronograma del proyecto. Cuando presente los plazos revisados a su cliente, explique la razón detrás de cada ajuste. Si los plazos deben retrasarse, proporcione un nuevo cronograma del proyecto y asegúrese de que entiendan las razones de cada cambio. Esto ayuda a gestionar sus expectativas y refuerza su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas.

5 Administre los costos

Los problemas inesperados a menudo tienen implicaciones de costos. Si se necesita un presupuesto adicional, presente un desglose claro de los costos adicionales y por qué son necesarios. Sea honesto sobre el impacto financiero y trabaje con su cliente para explorar todas las opciones disponibles, ya sea que signifique aumentar el presupuesto o reducir ciertos aspectos del proyecto para adaptarse a la nueva realidad financiera.

6 Mantener el compromiso

Por último, mantén a tu cliente comprometido durante todo el proceso de superación del obstáculo. Las actualizaciones periódicas, incluso si no hay grandes avances, pueden asegurarles que estás gestionando activamente la situación. Fomenta sus comentarios y opiniones, ya que esto puede conducir a soluciones innovadoras que quizás no hayas considerado. Un cliente que se siente involucrado es más probable que sea comprensivo y comprensivo a medida que navegan juntos a través de los desafíos.

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?