¿Cómo se crea un plan de respaldo para cuando las cosas van mal?

1 Identificar los riesgos

El primer paso es identificar los posibles riesgos que podrían afectar sus metas, objetivos o resultados. Puede utilizar varias herramientas y métodos para hacer esto, como lluvia de ideas, análisis FODA, matriz de riesgos o planificación de escenarios. La clave es considerar los factores internos y externos que podrían causar problemas, como problemas técnicos, errores humanos, cambios en el mercado, regulaciones legales o desastres naturales. También debe priorizar los riesgos en función de su probabilidad y gravedad, para que pueda centrarse en los más críticos.

2 Desarrollar las alternativas

El segundo paso es desarrollar soluciones o acciones alternativas que pueda tomar si los riesgos se materializan. Puede usar su creatividad, experiencia y conocimiento para encontrar diferentes opciones, como cambiar el alcance, el cronograma, el presupuesto o la calidad de su proyecto, producto o negocio. También debe evaluar los pros y los contras de cada opción, así como los recursos y requisitos necesarios para implementarlas. Debe tratar de tener al menos dos planes de respaldo para cada riesgo, de modo que pueda tener más flexibilidad y opciones.

3 Comunicar el plan

El tercer paso es comunicar su plan de respaldo a las partes interesadas relevantes, como su equipo, clientes, socios o proveedores. Debe explicar la lógica detrás de su plan de respaldo, los desencadenantes e indicadores que lo activarán, y los roles y responsabilidades de cada parte. También debe solicitar comentarios y sugerencias de sus partes interesadas, ya que pueden tener información o inquietudes valiosas que debe abordar. Debe documentar su plan de copia de seguridad en un formato claro y conciso, como una lista de verificación, un diagrama de flujo o una hoja de cálculo.

4 Revisar y actualizar el plan

El cuarto y último paso es revisar y actualizar su plan de copia de seguridad regularmente, ya que la situación y el entorno pueden cambiar con el tiempo. Debe supervisar el progreso y el rendimiento de su proyecto, producto o negocio, y compararlo con los resultados y suposiciones esperados. También debe realizar un seguimiento de los cambios y tendencias en los factores externos que podrían afectar su plan de copia de seguridad, como el mercado, la competencia o las regulaciones. Debe revisar su plan de copia de seguridad en consecuencia y comunicar los cambios a las partes interesadas.

5 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?