¿Cómo se puede crear un presupuesto para eventos deportivos?

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Crear un presupuesto para eventos deportivos es una habilidad crucial para cualquier gerente deportivo, ya sea que esté organizando un torneo local, una recaudación de fondos de caridad o una competencia profesional. Un presupuesto bien planificado puede ayudarlo a evitar gastos excesivos, administrar el flujo de efectivo y medir su retorno de la inversión. En este artículo, aprenderá cómo crear un presupuesto para eventos deportivos en seis pasos.

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1 Identifica tus metas y objetivos

Antes de comenzar a hacer números, debe tener una visión clara de lo que quiere lograr con su evento deportivo. ¿Cuáles son sus principales metas y objetivos? ¿Quién es tu público objetivo? ¿Cómo medirás tu éxito? Estas preguntas te ayudarán a definir el alcance y la escala de tu evento, así como los recursos y estrategias que necesitarás para implementarlo.

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Robert Kroner

Consultant at HFP | Host City Management EURO 2024 | Lecturer | Head Coach at bizepsvolleys Bonn
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Not only do you, as a project manager, have to know your goals and objectives. It is equally important to discuss overall goals and strategy with top management, shareholders and other decision makers involved in the sporting event. This overall strategy will guide you through your budgeting process and help to make decisions, especially regarding scope and quality.

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2 Estima tus fuentes de ingresos

El siguiente paso es estimar cuánto dinero puede esperar generar de su evento deportivo. Esto incluye todas las fuentes de ingresos posibles, como venta de entradas, patrocinios, donaciones, mercancía, concesiones y derechos de medios. Puede utilizar datos históricos, investigación de mercado y puntos de referencia de la industria para hacer proyecciones realistas basadas en el tipo de evento, tamaño, ubicación y audiencia.

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Yvette van Niekerk

Marketing and Sales Executive
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To create a sports event budget, start by identifying major expense categories like venue rental, equipment, marketing, staffing, and insurance. Estimate costs for each category based on event duration, participants, and special requirements. Then, determine potential revenue sources such as registration fees, sponsorships, ticket sales, merchandise, and concessions. Calculate projected income from each source and analyze the budget for any surplus or deficit, making adjustments as needed for financial viability.

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Robert Kroner

Consultant at HFP | Host City Management EURO 2024 | Lecturer | Head Coach at bizepsvolleys Bonn
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As in accounting activities, always be conservative when estimating budgets. Be skeptical of income streams and only fully account them, if they are a fixed income stream, settled by a contract. In estimating concessions, ticket sales, etc. you might build upon previous events, but I would advise to either take an average or below average value. Do not rely on income growth to balance your budget.

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3 Calcula tus gastos

Una vez que tenga una idea de cuánto dinero puede ganar, debe calcular cuánto dinero gastará. Esto incluye todos los costos asociados con la planificación, producción y ejecución de su evento deportivo, como alquiler del lugar, equipo, personal, seguridad, marketing, seguros, impuestos y contingencia. Puede usar presupuestos, facturas y contratos de sus vendedores y proveedores para estimar sus gastos con precisión.

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Nikole F.

Business Events Expert | Trainer and Consultant | Dog Mom to Paxton (Cutest Pup Ever!)
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This can be a challenging step if you do not have experience in creating events. So when in doubt search for templates and ideas. And if your budget allows, pay for professional assistance!

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Robert Kroner

Consultant at HFP | Host City Management EURO 2024 | Lecturer | Head Coach at bizepsvolleys Bonn
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Similarly to what I've written above, calculate your expenses conservatively. You can calculate face value only if the expenses are fixed by a contract. Otherwise, you can build upon previous events, however, mind building in sufficient contingencies. Also, be very aware of inflation in particular goods and services, especially if planning a couple of years ahead. Some costs, such as (currently) security staff, experience inflation rates significantly higher than averages like the consumer price index.

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4 Crea tu hoja de cálculo de presupuesto

Crear una hoja de cálculo de presupuesto es una excelente manera de organizar y rastrear sus datos financieros en un formato claro y consistente. Puedes usar Excel, Hojas de cálculo de Google o una plantilla en línea para crear tu hoja de cálculo de presupuesto. Esta hoja de cálculo debe incluir una hoja de resumen con los ingresos totales, los gastos totales y la ganancia o pérdida neta; una hoja de ingresos con todas las fuentes y montos de ingresos; una hoja de gastos con gastos y montos categorizados; una hoja de flujo de efectivo que muestra cuándo ocurren sus ingresos y gastos y su efecto en su saldo; y una hoja de variación que compara los ingresos/gastos reales y proyectados, mostrando cualquier diferencia.

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Shalena Hardy

Costing Chaos Controller 💲Guiding Manufacturers Seeking Costing & Profitability Improvements OUT of Financial Chaos to Financial Control 🏭 Inventory – Costing – Financial Analysis – Forecasting – Budgeting 📈
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You can also use accounting software, and use tags or classes to identify where the income streams come from and the expenses are related to.

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5 Supervise y ajuste su presupuesto

Crear su hoja de cálculo de presupuesto no es el final del proceso. Debe monitorear y ajustar su presupuesto regularmente a medida que avanza su evento deportivo. Esto significa actualizar su hoja de cálculo con los ingresos y gastos reales que ocurren, revisar su hoja de variación para identificar cualquier brecha o discrepancia, y hacer cambios en sus proyecciones de ingresos o gastos según sea necesario. También debe comunicar el estado y los problemas de su presupuesto a sus partes interesadas, como patrocinadores, socios, personal y voluntarios.

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6 Evalúe el rendimiento de su presupuesto

Después de que termine su evento deportivo, debe evaluar el rendimiento de su presupuesto y aprender de él. Esto significa analizar sus estados de ingresos y gastos finales, calcular su retorno de la inversión y evaluar qué tan bien cumplió con sus metas y objetivos. También debe recopilar comentarios de sus partes interesadas, como encuestas, testimonios y revisiones, e identificar qué funcionó bien y qué se puede mejorar para su próximo evento deportivo.

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7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?

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Elvis Francis

Sustainability & ESG | Women & Girls Empowerment | Change Management | Financial & Operation Management | Stakeholder Management | Program Management
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Finally answer the big question - Did you enjoy the process and have FUN doing all of the above and Would you do it all over again?

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1 Identifica tus metas y objetivos

2 Estima tus fuentes de ingresos

3 Calcula tus gastos

4 Crea tu hoja de cálculo de presupuesto

5 Supervise y ajuste su presupuesto

6 Evalúe el rendimiento de su presupuesto

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