Dal corso: Gestione dei progetti semplificata

Introduzione al processo in 12 fasi

Dal corso: Gestione dei progetti semplificata

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Introduzione al processo in 12 fasi

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- Ogni progetto è diverso, ma la cosa grandiosa è che c'è un semplice processo in 12 fasi che puoi usare che funzionerà su qualsiasi progetto. Se segui i miei 12 passaggi, starai bene. Diamo un'occhiata brevemente ai 12 passaggi, e poi durante il corso, esamineremo ciascuno in modo più dettagliato. Il primo passo è definire chiaramente qual è il tuo progetto. La definizione poco chiara è una ragione molto comune per il fallimento del progetto. Quindi è fondamentale concordare esattamente ciò che il cliente otterrà in termini di qualità, costi e tempistiche. Una volta fatto questo, potresti iniziare con la pianificazione del tuo progetto. E i passaggi dal secondo all'ottavo riguardano l'avere un piano accurato. Potresti vedere che la gestione del progetto riguarda principalmente la pianificazione. Quindi il secondo passo è elencare tutte le attività. Queste attività costituiscono la materia prima per il resto del processo di pianificazione. Quindi, il terzo passo è quello di mettere le attività nel giusto ordine usando le note post-it per creare quelli che sono ufficialmente chiamati diagrammi di percorso critico. Questi ci permettono non solo di pianificare l'ordine di esecuzione delle nostre attività, ma anche di mettere i tempi su ogni post-it, quanto tempo ci vorrà per fare quel compito, in modo da poter poi sommare quanto tempo ci vorrà per l'intero progetto. Naturalmente, può essere difficile stimare la durata delle cose che potrebbero variare, quindi vedremo come farlo. Il quarto passo è aggiungere un margine di sicurezza al piano in modo da poter essere sicuri al 90% che non deluderemo il nostro cliente. C'è una scienza per capire quanta contingenza aggiungere e lo copriremo. Quindi, il passaggio cinque riguarda ciò che puoi fare se il tempo totale risulta troppo lungo per essere accettabile, il che è noto come arresto anomalo del piano di progetto. Una volta che hai una lunghezza accettabile del piano di progetto, puoi quindi trasformarlo in un diagramma di Gantt che è il passaggio sei. Sono un grande appassionato dei diagrammi di Gantt e, nella fase sei, spero di convincerti ad amare i diagrammi di Gantt quasi quanto me. Una volta ottenuto il diagramma di Gantt, è possibile utilizzarlo per il passaggio sette, ovvero esaminare le risorse. Puoi capire se hai abbastanza persone per fare il progetto nel modo in cui vuoi farlo. Puoi anche sommare più progetti per assicurarti di disporre di risorse sufficienti per eseguire tutti i progetti che desideri eseguire. E lo vedremo anche nel passaggio sette. L'ultima parte della pianificazione, il passo otto, è pensare a cosa potrebbe andare storto, quali sono i rischi, quanto sono probabili e quanto sarebbero gravi se accadessero, e cosa si può fare per ridurli. I passaggi dal secondo all'ottavo riguardavano la pianificazione e ora iniziamo a fare il progetto. Il passaggio nove consiste nel monitorare i progressi durante il progetto, assicurandosi di essere ancora in programma per finire in tempo. Il passaggio 10 è monitorare il costo e assicurarsi di rispettare il budget durante il progetto. Questo può essere complicato perché se sei in ritardo può sembrare una spesa insufficiente quando in realtà non hai ancora fatto il lavoro. Quindi dovremo vedere come capire dove le spese insufficienti e le spese eccessive sono reali. Poi c'è il passaggio 11, che è dove spesso si verifica il dolore perché è qui che si riadatta il piano, se necessario. È qui che devi ammettere al tuo capo o al tuo cliente che hai bisogno di più tempo o più soldi o molto probabilmente entrambi. Vedremo come rendere questo dolore meno probabile che accada. E infine, raggiungiamo il passaggio 12, che è la revisione del progetto. Spesso, le persone perdono il passaggio 12, perché non hanno tempo o non vogliono rivederlo perché alcune parti di esso non sono andate molto bene. Ma l'unico modo in cui un'organizzazione impara è attraverso le recensioni e devi fare una recensione. Quindi l'ultima parte di questo corso è su come effettuare una buona revisione del progetto. Questo è il processo in 12 fasi, quindi iniziamo a imparare come fare ogni passaggio.

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