클래스: 비즈니스 이메일 작성을 위한 팁

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새 메시지를 보내기 전에 몇 가지 중요한 질문을 자문해 보세요. 이메일을 쓰는 목적과 수신인은 누구인가요? 새로운 이메일을 쓸 때 가장 먼저 입력해야 할 부분은 바로 수신인 주소입니다. 일반적으로 그 뒤에는 참조인 주소를 써야죠. 두 사람에 대한 얘기를 해 봅시다. 수신인은 여러분과 직접 대화 중인 사람입니다. 좀 더 와닿게 말하자면, 여러 명과 함께 테이블에 앉아 있는데 한 명하고만 대화 중인 상황인 겁니다. 일상적인 얘기를 하는 중이고 테이블에 앉은 다른 사람들도 이를 들을 수 있어요. 수신인 목록에 있는 사람들은 여러분이 보낸 메시지에 대답할 이들이죠. 이메일을 쓰는 목적이 그 사람들과 관련됐으니까요. 참조인은 여러분이 공유하는 내용을 알고 있길 바라지만 대화에는 참여할 필요 없는 사람들을 가리킵니다. 다시 예시를 봅시다. 우린 건너편에 앉은 사람이 대화 내용을 듣지 않았으면 좋겠어요. 테이블 주변에 있다고 내 얘기를 듣는 건 싫으니까요. 논의에 참여할 이유도 없는데 테이블에 앉았단 이유로 다른 사람들이 우리의 일대일 대화에 참여하는 일도 무례하죠. 이메일에서도 같은 맥락입니다. 참조인을 넣을 땐 전략적으로 선택합니다. 참조인 목록에 포함되는 이들은 답장할 의무가 없을지라도 비즈니스 의도를 명확히 가진 사람들이어야 해요. 참조인이 포함되는 이유는 추가 대화 내용과 관련 있단 걸 보여 주기 위해서죠. 하지만 참조인 기능은 가끔 까다로울 수도 있습니다. 수신인을 독촉할 때 그 사람의 상사를 참조에 넣고 싶은 건 잘 알지만 이는 수동적인 공격이나 때론 노골적인 공격으로 되돌아올 때가 있어요. 이메일에 참조인을 넣기 전 여러분의 의도를 확인하세요. 이런 전략은 역효과를 낼 수 있습니다. 특히 자기 자신을 변명하거나 다른 이를 비난하는 걸로 보이면 상황은 더욱 나빠지죠. 그 순간에는 필요한 결과를 얻을 수 있을지라도 장기적으로는 여러분의 평판에 해롭습니다. 이메일 대화에 적합한 사람을 포함하는 일은 아주 중요해요. 잠시 시간을 내서 수신인, 참조인을 검토하고 각…

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