클래스: 비원어민 영어 사용자를 위한 이메일 작성

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이 강의에서는 이메일을 작성할 때 명확해야 할 필요성에 대해 많이 이야기했습니다. 이제 글의 명확성을 높이기 위한 몇 가지 조언을 살펴보겠습니다. 글쓰기를 시작하기 전에 이메일의 목적이 무엇인지 스스로에게 물어보십시오. 수신자에게서 무엇을 필요로 하거나 수신자가 알기를 바라는 것은 무엇입니까? 가능한 가장 기본적인 용어로 생각하십시오. "뭔가 도움이 필요합니다." "이해가 안 됩니다." "작동하지 않습니다." "당신은 이것을 해야 합니다." "당신은 이것을 알아야 합니다." 메시지의 목적이 무엇인지 정확히 파악할 수 없다면, 파악할 때까지 메시지를 보내지 마십시오. 기본 목적을 파악한 후, 그 목적에 맞게 메시지를 작성하기 시작하십시오. 가능한 한 간단하게 서술하십시오. 주요 목적을 지원하는 데 필요한 세부 정보를 제공하고 주요 목적과 직접적으로 관련되지 않은 많은 추가 정보를 추가하려는 유혹을 피하고 가능한 한 직접적으로 작성하십시오. 이것은 무례하거나 격식을 차리지 않는다는 의미가 아니라 바로 요점을 말하는 것입니다. 이 예를 고려하십시오. "부서에서 사용 중인 새 소프트웨어 프로그램에 문제가 있어 도움이 필요합니다." 상사에게 보내는 메시지 중 어느 것이 더 명확합니까? 이것일까요? "제가 기술에 능숙한 적이 없고 이러한 작업에는 항상 시간이 걸리고 제 일을 잘하고 싶지만 정확히 무엇을 해야할지 모르기 때문에 복잡하고 이러한 메뉴가 원하는 만큼 명확하지 않고 사용자 친화적이지 않습니다." 아니면 이것일까요? "새 소프트웨어에 문제가 있습니다." "시작 메뉴가 그다지 직관적이지 않다는 것을 알았습니다." "귀하 또는 IT 담당자가 사용 방법에 대한 추가 지침을 제공할 수 있습니까?" 두 번째가 더 명확하죠? 첫 번째는 도움 요청이라기보다는 불평처럼 보이며 상사는 직원에게 도움이 필요하다는 사실을 깨닫지 못할 수도 있습니다. 명확하게 작성하기 위해 기억해야 할 또 다른 팁은 정확하게 사용하고 있다고 100% 확신하는 단어와 표현만…

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