클래스: 비원어민 영어 사용자를 위한 이메일 작성

어조 설정

비즈니스 이메일을 작성할 때, 사용할 전반적인 어조를 고려하는 것이 중요합니다. 어조를 제대로 사용하지 않으면 받아 보는 사람이 메시지를 심각하게 받아들이지 않을 수 있습니다. 더 심한 경우 불쾌감을 줄 수도 있습니다. 비즈니스 이메일은 항상 정중하게 작성해야 하지만 세 가지 주요 요소에 따라 어조에서 다소 격식을 차릴 수 있습니다. 그것들을 살펴봅시다. 가장 먼저 고려해야 할 사항은 이메일을 받아 볼 사람에 대해 당신이 얼마나 잘 알고 있는가 입니다. 한 번도 만난 적이 없는 사람에게 보내는 이메일의 경우 좀 더 공식적인 어조를 사용해야 합니다. 잘 알지 못하는 사람들에게 보내는 메시지도 상대적으로 격식을 갖춘 어조로 써야 합니다. 이메일을 받아 보는 사람이 당신과 잘 아는 사이인 경우 일반적으로 비공식적인 어조를 사용하는 것이 적절합니다. 그러나, 이 경우에도, 다음 두 가지 요소를 고려해야 합니다. 고려해야 할 두 번째 요소는 수신자와의 관계입니다. 상사에게 이메일을 보내는 경우 또는 권위 있는 위치에 있는 어떤 사람에게 이메일을 보내는 경우라면 공식적인 어조가 일반적으로 더 적합합니다. 일반적으로 덜 형식적인 어조가 허용되는 경우는 비슷한 지위를 가지고 있거나 당신에게 보고하는 동료인 경우입니다. 사용할 톤을 결정할 때 염두에 두어야 할 마지막 요소가 하나 있습니다. 고려해야 할 세 번째이자 아마도 가장 중요한 요소로 되는 것은 이메일의 목적입니다. 이메일이 매우 심각하거나 중요한 내용인 경우 공식적인 어조로 작성해야 합니다. 당신이 누군가를 얼마나 잘 알고 있든, 그들과의 관계가 어떻든 간에, 중요한 문제에 대한 이메일은 적절하고 공식적인 어조로 작성해야 합니다. 왜냐하면 그것을 받아 보는 사람이 심각성을 이해하는 데 도움이 되기 때문입니다. 예산 삭감, 인력 변경, 또는 재정적인 문제와 같은 심각한 내용의 이메일을 비공식적인 어조로 작성하면 좋은 반응을 얻지 못할 것이며 상당한 분노나 반감을 유발할 수 있습니다. 반면에 덜 중요한 것에 대한 이메일, 예를 들어 회사의 사교 행사 계획같은 내용은 보다 비공식적으로 작성해야 합니다. 이런 종류의 메시지에서 어조가 너무 격식을 차리면 이메일은 약간 우스꽝스럽게 보이게 됩니다. 격식을 차릴지, 격식을 차리지 않는 어조를 사용할지, 어조를 선택함에 있어서 어떤 요소를 고려해야 하는지 알았습니다. 이메일의 어조를 격식 있게 만드는 요소를 살펴보겠습니다. 다음은 염두에 두어야 할 몇 가지 기본 사항입니다. 공식적인 글을 쓸 때는 축약어 사용을 제한해야 합니다. "don't" 대신 "do not"을 쓰고 "we're"보다는 "we are"라고 씁니다. 마찬가지로 약어 사용을 삼가하십시오. 약어는 업계에서 보편적으로 사용되고 받아보는 모든 사람이 이해하는 경우에만 공식 이메일에서 사용할 수 있습니다. 사용되는 모든 약어는 해당 업계와도 관련이 있는 것이어야 합니다. 메시지 단축에 사용되는 표준 약어는 이 강의의 뒷부분에서 다루게 될 테지만 공식적인 메시지에 사용하기에 적합하지 않습니다. 공식 이메일을 작성할 때, 또한 일반적으로 관용어와 구동사를 피하는 것을 목표로 해야 합니다. 그래서 "we have a problem"이라고 쓰는 것이 "we're in hot water"라고 쓰는 것보다 더 적절하며 "we're going to meet in conference room B"이라고 쓰는 것이 "we'll get together in B"보다 더 바람직합니다. 또한 공식적인 이메일에는 특정한 인사말과 마무리가 필요합니다. 비공식 비즈니스 이메일에서 합리적인 범위 내에서 축약형과 약어를 자유롭게 사용할 수 있습니다. 하지만 의미를 가능한 명확하게 표현해야 하므로 약어를 사용해도 모든 사람이 이해할 수 있는 것으로 사용해야 합니다. 숙어와 구동사도 사용할 수 있습니다. 기억해야 할 주요 사항은 비공식적인 메시지일지라도 의미는 명확하고 어조는 정중해야 합니다.

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