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회의 중 의제 설정

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회의를 시작하기 전에 의제를 준비하고 참석자들에게 확인하도록 요청하여 회의에서 무엇을 다룰지 알도록 하는 게 좋습니다. 이렇게 했더라도 참석자들을 환영한 후에 어떤 의제가 있는지 빠르게 상기시켜야 합니다. 내용을 까먹은 사람도 있을 수 있고 직전에 발생한 요청에 대한 응답으로 추가된 신규 항목이 있을 수도 있고 의제가 공유된 뒤에 긴급한 문제가 생겼을 수도 있습니다. 안건을 되짚으면 모든 사람이 같은 정보를 공유하게 됩니다. 환영 인사와 본 회의 전 확인 사항을 마친 후 격식 있는 회의라면 이렇게 말하세요. "이제 여러분에게 오늘의 안건을 알려드리겠습니다." 그런 다음 안건을 읽어 나가세요. 참석자의 요청에 대한 응답으로 어떤 안건이 추가된 경우 이 상황을 설명할 수 있습니다. 예를 들어서 이렇습니다. "Ellen이 갱신 승인과 관련해서 5분간 논의할 것을 요청했습니다." 긴급한 상황이나 새로운 발전에 대응하고자 추가된 안건이 있다면 이렇게 표현하면 됩니다. "안건이 발송된 후 당사를 대상으로 한 소송에 대해 알게 되었습니다. 따라서 어떻게 대응할지에 대한 논의를 오늘의 안건에 추가했습니다." 서로 잘 아는 동료들 간의 비교적 자유로운 회의라면 환영 인사와 본 회의 전 사항을 확인한 후 이렇게 말할 수 있습니다. "오늘 안건을 빠르게 확인해 볼게요." 그런 다음 사안 목록을 읽으면 됩니다. 요청에 대응하여 추가된 항목은 이렇게 이야기할 수 있습니다. "Ellen이 갱신 승인과 관련해서 5분 정도 이야기하고 싶다고 합니다." 긴급한 상황이나 새로운 발전 때문에 안건이 추가된 경우 이렇게 말하면 좋습니다. "그리고 소송에 어떻게 응답할지 5분 정도 논의해 보겠습니다. 이건 마지막에 진행하겠습니다." 미리 준빈한 안건을 되짚어 보고 새로운 항목을 소개하는 건 그리 오래 걸리지 않습니다. 1~2분 정도면 됩니다. 하지만 이런 시간을 갖고 회의를 시작하면 모든 사람이 현재 상황을 알고 작업할 준비를 하게 됩니다.

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