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지정된 질의 응답 시간이 있는 회의를 구성할 때 해당 시간을 효과적으로 관리하여 모든 사람에게 질문할 기회를 주는 것이 중요합니다. 어떻게 하면 좋을지 살펴보겠습니다. 시작할 때 세션의 규칙을 정하고 그 규칙을 따르세요. 예외를 두면 세션의 통제권을 잃을 수 있으므로 권장하지 않습니다. 그러니 한 번에 하나만 질문할 수 있도록 규칙을 세웠을 때 한 참석자가 질문을 하고 답변을 받은 다음 다른 질문을 하려고 하면 이렇게 말하세요. "감사합니다, Michelle. 한 번에 하나의 질문만 받고 있습니다. 다른 분들이 전부 발언한 후 다시 기회를 드리겠습니다." 많은 사람들이 질문하려고 한다면 줄을 만들고 참석자의 순서를 공지하여 정해진 순서에 따라 진행하세요. 예를 들면 이렇습니다. "질문이 꽤 많이 있네요. Nell부터 질문하시고, 그 다음엔 Aaron, Claudine, Paul이 질문해 주세요." 여러분이 직접 질문에 답변하든 또는 질의 응답 시간을 중재하든 이런 방식으로 하세요. 때로 참석자들은 혼란스럽거나, 과하게 세부적이거나, 또는 중점이 다른 질문을 하기도 합니다. 이런 경우에는 질문의 형태를 살짝 바꾸어 모든 사람이 명확하게 느끼고 회의의 목적에 조금 더 가깝도록 질문자에게 다시 되물어보세요. "Marcus와 Julia가 제안하길 11월 초까지 출시 준비가 될 거라고 하는데, 그 정도면 충분할까요?" 라고 한 참석자가 질문한다면 이렇게 답변할 수 있습니다. "신규 앱 개발을 관리하는 Marcus와 Julia가 말하길 11월 초까지 앱을 출시할 준비가 된다고 했다고요. 그 정도면 전반적인 계획에 차질이 없을까요?" 그런 다음 답변하거나 발표자에게 답변해 달라고 하세요. 참석자가 질의 응답 시간에 일장 연설을 하고 있다면 중간에 끼어들거나 실제 질문을 반복하여 질문자가 말을 멈추게 할 수 있습니다. 이렇게 얘기하세요. "발언해 주셔서 매우 감사합니다. 질문 거리가 있는 다른 분들이 계셔서 그분들에게도 질문할 기회를 드리도록 하죠." 마지막으로 주제에서…

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