Yinelenen görevleri yönetin

- Tekrarlanan herhangi bir sorun sizin için bir israftır ve sorunun nedenini belirlemek ve daha sonra düzeltmek için biraz zaman ayırmaya değer olacaktır. Tekrarlanan herhangi bir görev her zaman sizin için bir israftır. Bunu otomatikleştirmenin veya en azından bunu yapmanın daha hızlı bir yolunu bulmanın bir yolu var mı? Eğer bir yöneticiyseniz, tekrarlanan her şeyin rutin bir çözümü olmalıdır, böylece sizi yaratıcı görevler için serbest bırakmak için bunu başka birine devredebilirsiniz. Yaratıcı değilse, o zaman bir yönetici olarak sizin için bir israftır. Yaratıcı olmayan her şey sistematize edilebilir ve bu bir kelimedir. Size bir örnek vereceğim. Pencereler ve pencere kurulum kitleri yapan bir şirketin genel müdürü olan bir müşterim vardı. Onlarla birlikte şantiyeye giden tüm vidalar ve şeyler budur. Tabii ki, sahadaki inşaatçılar her zaman yakalama veya vidalardan birini kıracak veya kaybedeceklerdi ve daha sonra yeni gelen yeni kitten bir tane sıkıştıracaklardı ve sonra yeni kitte eksik olduğunu iddia edeceklerdi. Bu yüzden, çağrı kit eksik olduğunu söyleyerek şirkete geldi ve genel müdür, neden emin değilim, her gün bu çağrılarla uğraşmak için birkaç saat harcıyordu. Açıkçası, sorunun daha az kıdemli ve pahalı biri tarafından ele alınabileceği bir sistem kurması gerekiyor. Sekreterine sadece yedek bir vida göndermesi için yetki verebilirdi. Çok pahalıya mal olmazlar. Ya da daha iyisi, bunun olmasını durdurmak için bir sistem kurabilirdi. Belki de vidaları farklı bir pencereye taşınamayacak şekilde renklendirebilir veya sahaya vardıklarında kitleri kontrol ettirebilir ve imzalatabilir veya maliyeti minimumsa her kit ile yedek parça gönderebilir. Çözüm ne olursa olsun, şirketinin geleceğini planlayabileceği zaman, günde saatlerce, saatlerce ona mal olan bu önemsiz sorunu çözmesi gerekiyor. Bu nedenle, hiyerarşi ilk etapta meydana gelen sorunları önlemek için ilk önce gelir. Bunu yapamıyorsanız, onları otomatikleştirin veya delege edin, böylece üzerlerinde herhangi bir zaman harcamazsınız ve gerçekten kaçınılmazsa, belki de daha iyi bir sürece sahip olarak işleri daha hızlı tekrarlamanın bir yolunu bulabilirsiniz. Süreç sorunlarının en altına inmenin harika bir yolu, nedenini bir kereden fazla sormaktır. Örneğin, müşteri neden mutsuzdu? Çünkü yeni bir bölüm için iki hafta beklemek zorunda kaldı. Ama neden iki hafta beklemek zorunda kaldı? Belki de parça stokta olmadığı için, ama neden parça stokta yoktu? Belki de sonuncusunu kullandığımızda yeniden düzenlenmediği için. Bu noktada, sadece yeniden düzenlemeyen herkesi azarlamak için cazip gelebilirsiniz, ama hayır, kazmaya devam edin, nedenini sormaya devam edin, böylece nedene daha derine inebilirsiniz. Kişi neden yeniden sıralamadı? Çünkü bilgisayar stokta olmadığını göstermedi. Peki neden olmasın? Çünkü bir şeyler kullandığımızda her zaman kayıt yapmıyoruz. Aha, şimdi sorunun kökenine iniyoruz ve insanların kaydedilmeden bir şeyler kullanamadığından emin olarak veya bir kişiyi kullanılan şeylerin kayıtlarını tutmaktan sorumlu tutarak düzeltebiliriz. Her zaman düşünün, neden oldu? Ve sonra bunu düzeltin, böylece olmaya devam etmeyecektir. Bu, bir müşteri olsun, yanlış kişiye gelen telefon görüşmeleri gibi organizasyonel bir sorun olsun, tekrarlanan herhangi bir sorun için geçerlidir. Daha iyi bir telefon listesine sahip olabilir miyiz? Onları geçiren kişi eğitilebilir mi? İster bir BT sorunu olsun, ister başka bir departmanla ilgili bir sorun olsun. Kalem veya makas gibi önemsiz şeyleri aramak için harcadığınız zaman bile. Yüzlerce kalem alın ve bunları ofise yayın. Hiçbir maliyeti olmayacak ve sorunu çözecek. Her kişi için bir çift makas alın veya onları bir ip parçasına koyun, ancak en azından bir çift bulabilmeniz için bir sisteme sahip olun. Düşünce süreci her zaman tekrarlanan herhangi bir problemin sizin için bir israf olduğu şeklinde olmalıdır. Birinin numarasına sahip olup olmadığımı sormak için düzenli olarak beni arayan bir arkadaşım var ve sonra onu arıyor ama saklamıyor. Birkaç hafta sonra aynı kişinin numarasını almak için beni tekrar aradı. Bu, bir kez ve herkes için düzeltmesi ve herkesin numarasını tek bir yerde saklaması için ona ödeme yapacak tekrarlanan bir sorundur. Peki, tekrar eden zaman kayıplarınız nelerdir? Sonra önce, bunların gerçekleşmesini durdurmak için gelişmiş bir sistem kurabilir misiniz? İkincisi, onlarla uğraşmayı bir rutin haline getirebilir misiniz, böylece daha sonra onu devredebilirsiniz? Üçüncüsü, eğer değilse, nasıl çözüleceğini düşünmek zorunda kalmamak için bir sistem kurabilir misiniz? yapabilirsiniz. Böylece daha hızlı ve daha az zihinsel çabayla