What do you do if you need to prioritize tasks to meet IT project deadlines?

Identifying goals is very important in guiding project prioritization. It provides a strategic compass, ensuring tasks align with overarching objectives. By evaluating tasks against these goals, we ensure resources are directed toward what truly drives project success, optimizing our efforts for maximum impact.

Beginning your project with goals is easy. It's difficult to focus on goals when you're in the middle of testing, up against deadlines and your team is overstretched. At a minimum, review project goals monthly, ideally weekly, with the team. Only work on tasks that directly contribute to your project goals.

In my experience of task prioritization, I embraced an agile methodology for task definition and tracking. Interestingly, tasks initially perceived as crucial were strategically deferred, ensuring minimal disruption to workflow. Crucially, aligning this prioritization with the needs of both internal and external customers is imperative for coherence and effectiveness.

Não se trada de "se precisar priorizar tarefas", mas de "quando precisa priorizar"! Priorizar é fundamental! Queimar recursos desnecessariamente ou sem um foco definido é um preço que será cobrado mais a frente. Assim, tenha claro quais são os seus objetivos em cada iniciativa, em cada projeto, e comunique bem este objetivos a todos os membros da sua equipe e demais stackholders. E quando estabelecer estes objetivos, pense em "outcomes". Estabelecer um Outcome-Based Roadmap para o seu projeto é a forma mais efetiva de alinhar os esforço e recursos aplicados a este projeto com os resultados buscados pela organização.

First identify/group the tasks into: 1) baseline tech - ie those tasks that need to be done to allow other parts of the project to work 2) revenue support - ie they help generate revenue For whatever in #2, if #1 is already in place, do it first. If not, then #1 should be priority.

É essencial reconhecer que a tarefa mais crítica é aquela que oferece o maior valor para o negócio. No entanto, para identificar essa tarefa, é preciso ter um profundo entendimento do negócio em si. Você realmente compreende o negócio ao qual está atendendo? Está ciente do valor que a tarefa que precisa executar agrega ao negócio? Responder a essas perguntas é crucial, pois sem compreender o valor que cada tarefa traz ao negócio, a priorização acabará sendo feita com base em critérios que não refletem o impacto real no negócio.

Selecionar as tarefas que virão primeiro é selecionar onde queimaremos combustível antes de obter mais combustível. Quando eu penso em priorização versus escassez, sempre me vem à mente a cena do filme Apollo 13, em que um dos astronautas que acabou ficando em terra ajudou seus companheiros definindo uma sequência ideal de tarefas para otimizar o uso das baterias à bordo da nave... a sequência errada levaria fatalmente a um excesso de consumo de energia, que inviabilizaria a execução das demais tarefas. Alguns de nossos projetos passam por momentos e decisões assim, mas nem nos damos conta da criticidade da priorização. É preciso permanecer atendo e otimizar sempre!

While its important to ensure critical path project tasks are completed, some tasks may be "cannibalized" in order to meet strategic objectives with very strict timelines. Sometimes, the business needs to go faster than what was planned and trimming down tasks may need to become a forced option.

Assess the potential impact of delaying each task on the overall project timeline. Tasks that have the greatest impact on critical milestones should be prioritized. There are many factors to consider it: Business Objetives, Stakeholders, Financial Impact....

Para alocar de forma otimizada seus recursos, suas métricas sobre estes recursos precisam estar apuradas também. Então, cuide dos indicadores e sempre acompanhe seus gráficos de planejado x realizado. Faça os ajustes necessários na alocação de recursos sempre que tiver disparidade nestes indicadores, pois a performance da equipe muda por conta de fatores circunstanciais.

Se manter ágil e adaptável a mudanças é fundamental. Na mesma medida, mudar demais pode ser perigoso. Mais uma vez, seu indicadores de performance é que vão balizar a necessidade, a frequência e a velocidade da mudança. Assuma um mentalidade data-driven para isso.

Não há gestão eficaz sem o monitoramento contínuo do progresso ou desempenho. Já imaginou um piloto navegando um avião sem acesso a métricas? Gerenciar qualquer aspecto de um negócio sem métricas e acompanhamento é como navegar às cegas. Essa situação remete à famosa frase do livro "Alice no País das Maravilhas": quando você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve. Você pode contestar, dizendo "não é bem assim". No entanto, afirmo que, se você não monitora o progresso do seu negócio, realmente não sabe para onde está indo. O acompanhamento meticuloso é crucial para direcionar e ajustar a estratégia conforme necessário, garantindo que o negócio esteja sempre no caminho certo.

Start by identifying critical milestones and dependencies. Break down the project into smaller, manageable tasks and evaluate each based on urgency and impact. Use a prioritisation matrix to sort tasks into categories: urgent and important, important but not urgent, urgent but not important, and neither. Communicate with your team to align priorities, ensuring everyone understands their roles and deadlines. Be flexible, adjusting priorities as the project progresses. Remember to leverage technology and automation to streamline processes and free up time for high-priority tasks. Regularly review progress and celebrate achievements to keep the team motivated. Stay organised, communicate clearly, and adapt as necessary.

1: Utilise Agile frameworks like Scrum or Kanban for ongoing task prioritisation, ensuring alignment with project goals. 2: Conduct backlog grooming sessions, adjusting task priorities to current project needs and objectives. 3: Implement the MoSCoW method (Must have, Should have, Could have, Won’t have) to effectively prioritise tasks. 4: Engage the team by clearly communicating the project's importance and its broader impact. 5: Encourage team ownership of tasks and celebrate achievements to maintain high morale. 6: Provide consistent resources and support to remove obstacles. 7: Hold regular meetings for stakeholder feedback and alignment on project priorities. 8: Articulate the impact of prioritisation on business outcomes.

Antes de mais nada, manter-se fiel ao escopo. Inserção de novos itens no projeto, por maior que seja a tentação, nesse momento, tende a ser um grande vilão para comprometer o cronograma.

Determine the dependencies and prerequisites between tasks, to help you sequence activities properly. Prioritize tasks using a methodology that you feel comfortable with: MoSCoW, 80/20 rule any Agile prioritization methods etc., to allocate resources effectively.